Le deben plata y no sabe si puede hacer algo. La respuesta corta es que en la mayoría de los casos sí, y que no necesita una sentencia previa: con un documento que venga del deudor puede ir directo a un proceso ejecutivo y pedir el embargo de sus bienes desde que presenta la demanda. Lo que decide si eso funciona son tres cosas, y conviene revisarlas en este orden: qué papel tiene, cuánto tiempo lleva, y qué tiene el deudor.
Primero: qué papel sirve para cobrar
El artículo 422 del Código General del Proceso lo define: «Pueden demandarse ejecutivamente las obligaciones expresas, claras y exigibles que consten en documentos que provengan del deudor o de su causante, y constituyan plena prueba contra él […]».
Tres palabras hacen todo el trabajo. Expresa quiere decir que el monto esté escrito, no que se deduzca. Clara, que se entienda sin discusión. Y exigible, que la fecha de pago ya haya pasado. La cuarta exigencia es la que más gente pasa por alto: el documento tiene que venir del deudor. Una factura que usted hizo y él nunca aceptó no viene de él.
Sirven, entonces, el pagaré, la letra, el cheque, el contrato firmado, el acuerdo de pago, la factura aceptada, y también un conjunto de documentos leídos juntos, siempre que todos vengan del deudor y entre todos muestren una obligación expresa, clara y exigible. Un chat donde el deudor reconoce la deuda suma, pero rara vez basta solo.
Si lo que tiene es una factura
La factura puede ser título valor, pero solo si cumple todos los requisitos del artículo 774 del Código de Comercio, que exige la fecha de vencimiento, la fecha de recibo con el nombre, identificación o firma de quien la recibió, y la constancia del estado de pago. Ese mismo artículo es tajante: «No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura». Es decir, si le falta uno, usted no pierde la deuda, pierde el atajo.
La aceptación es lo segundo que hay que revisar. El artículo 773 exige que el comprador «deberá aceptar de manera expresa el contenido de la factura, por escrito colocado en el cuerpo de la misma o en documento separado, físico o electrónico», y solo a falta de eso opera el silencio: la factura «se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclamare en contra de su contenido» dentro de los tres días hábiles siguientes a su recepción. Por eso hay que poder probar cuándo se recibió.
El mismo artículo cierra una excusa frecuente: «El comprador del bien o beneficiario del servicio no podrá alegar falta de representación o indebida representación por razón de la persona que reciba la mercancía o el servicio en sus dependencias, para efectos de la aceptación del título valor». La firma de quien recibió en la bodega no es por sí sola la aceptación, pero sirve para fechar la recepción y le cierra esa defensa al deudor.
Y si la factura no dice cuándo se paga, el artículo 774 lo resuelve: «En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión». Eso mueve la fecha desde la cual corre su plazo.
Todo lo anterior está escrito para la factura en papel, y hoy la facturación en Colombia es electrónica. La factura electrónica tiene reglas propias para circular como título valor, de modo que lo primero que revisamos en un caso así es el archivo de la factura y el registro de su entrega y aceptación, no una impresión en PDF.
Segundo: cuánto tiempo tiene, y no es un solo número
Aquí es donde la mayoría de respuestas que circulan se equivocan, porque dan un plazo único. Hay dos relojes y corre uno u otro según en qué se apoye el cobro.
Si tiene un título valor válido, un pagaré, una letra, un cheque o una factura aceptada, corre el artículo 789 del Código de Comercio: «La acción cambiaria directa prescribe en tres años a partir del día del vencimiento».
Si el cobro se apoya en el contrato o en otros documentos del deudor, corren los plazos civiles, que llegan a lo mercantil por el artículo 822 del Código de Comercio. El artículo 2536 del Código Civil, modificado por la Ley 791 de 2002, dispone: «La acción ejecutiva se prescribe por cinco (5) años. Y la ordinaria por diez (10). La acción ejecutiva se convierte en ordinaria por el lapso de cinco (5) años, y convertida en ordinaria durará solamente otros cinco (5). Una vez interrumpida o renunciada una prescripción, comenzará a contarse nuevamente el respectivo término».
Y aquí va la advertencia que decide casos, porque los dos relojes no son alternativos a su elección. Si la deuda quedó documentada en un título valor y usted lo deja prescribir, el artículo 882 del Código de Comercio dispone que «Si el acreedor deja caducar o prescribir el instrumento, la obligación originaria o fundamental se extinguirá así mismo; no obstante, tendrá acción contra quien se haya enriquecido sin causa a consecuencia de la caducidad o prescripción. Esta acción prescribirá en un año». Es decir, con pagaré o factura aceptada manda el reloj de tres años, y dejarlo correr no le deja los cinco civiles: le deja un año de enriquecimiento sin causa. El reloj de cinco años es para el cobro que se apoya en el contrato y no en un título valor.
Una carta puede reiniciar el plazo, y solo una vez
Esto es lo que casi nadie sabe y lo que salva cobros a punto de vencerse. El artículo 94 del Código General del Proceso dispone: «El término de prescripción también se interrumpe por el requerimiento escrito realizado al deudor directamente por el acreedor. Este requerimiento solo podrá hacerse por una vez».
Dos condiciones. La norma dice que el requerimiento lo hace el acreedor directamente, así que mandarlo por medio de una casa de cobranza es terreno discutido, y usted necesita poder probar que le llegó al deudor. Y como solo sirve una vez, conviene reservarlo para cuando el plazo esté por vencerse, no gastarlo en la primera gestión. Si está en el mes treinta y tres de una deuda con título valor, esa carta es lo que hay que hacer ya.
El mismo artículo trae la trampa del otro lado: presentar la demanda interrumpe la prescripción «siempre que el auto admisorio de aquella o el mandamiento ejecutivo se notifique al demandado dentro del término de un (1) año contado a partir del día siguiente a la notificación de tales providencias al demandante». Ese año no corre desde que usted radica sino desde que a usted le notifican esas providencias. Si el deudor se esconde y el año pasa, el efecto solo se produce cuando por fin se le notifique. Y el artículo 95 enumera siete casos en que la prescripción no se considera interrumpida pese a la demanda, entre ellos el desistimiento, la sentencia absolutoria y la nulidad atribuible al demandante.
Tercero: qué se le puede embargar, y qué no
El artículo 599 del Código General del Proceso: «Desde la presentación de la demanda el ejecutante podrá solicitar el embargo y secuestro de bienes del ejecutado». Ojo con la palabra: lo que nace con la demanda es la facultad de pedirlo. El juez lo decreta junto con el mandamiento de pago y la medida se hace efectiva cuando se inscribe o se comunica al banco, lo que toma tiempo. Nada queda congelado el día que usted radica.
El mismo artículo pone un tope: el valor de los bienes no puede exceder del doble del crédito cobrado, sus intereses y las costas prudencialmente calculadas. Y el artículo 594 lista lo que no se puede embargar. Entre otras cosas, los depósitos de ahorro en establecimientos de crédito hasta el monto que fije la autoridad competente, salvo para el pago de créditos alimentarios; los recursos del presupuesto y de la seguridad social; los bienes de uso público; «Los salarios y las prestaciones sociales en la proporción prevista en las leyes respectivas»; y, contra persona natural, el televisor, el computador, la nevera, los utensilios de cocina y los demás muebles necesarios para la subsistencia de la familia o para el trabajo, salvo que el crédito se haya otorgado justamente para comprar ese bien.
Y tiene un costo que conviene conocer antes de decidir. Bajo el mismo artículo 599, el deudor que proponga excepciones, o un tercero afectado con la medida, puede pedirle al juez que a usted le ordenen prestar caución de hasta el diez por ciento del valor actual de la ejecución, so pena de que le levanten el embargo. Esa caución hay que prestarla dentro de los quince días siguientes a la notificación del auto que la ordena, y contra ese auto no procede apelación. Si las excepciones prosperan del todo, el artículo 443 lo condena a pagar costas y los perjuicios que el deudor haya sufrido con las medidas cautelares y con el proceso.
Los intereses: cobrar de más le puede costar todo
Si el cobro es de un negocio mercantil, el artículo 884 del Código de Comercio fija el interés cuando no se pactó y, sobre todo, el techo: «si las partes no han estipulado el interés moratorio, será equivalente a una y media veces del bancario corriente y en cuanto sobrepase cualquiera de estos montos el acreedor perderá todos los intereses, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 72 de la Ley 45 de 1990».
Léalo despacio: pasarse del techo no le reduce el interés al tope, le pone en riesgo todo el componente de intereses. Y hay una dimensión penal. El artículo 305 del Código Penal define la usura como recibir o cobrar, por préstamo de dinero o por venta de bienes o servicios a plazo, «utilidad o ventaja que exceda en la mitad del interés bancario corriente que para el período correspondiente estén cobrando los bancos, según certificación de la Superintendencia Bancaria […]», cualquiera sea la forma usada para hacerlo constar u ocultarlo.
El interés bancario corriente no es una tasa que usted negocie: es oficial y la certifica el supervisor financiero. Y el riesgo no es teórico: el artículo 425 del Código General del Proceso permite que, dentro del término para excepcionar, el ejecutado pida «la regulación o pérdida de intereses». Antes de liquidar lo que va a cobrar hay que calcularlo contra el tope, y tener presente el artículo 886, que solo permite cobrar intereses sobre intereses desde la demanda o por acuerdo posterior al vencimiento, y siempre que se trate de intereses debidos con un año de anterioridad por lo menos.
Qué puede hacer el deudor cuando lo demandan
Dos ventanas distintas. Los defectos de forma del documento solo se discuten por reposición contra el mandamiento de pago, según el artículo 430, y lo que no se plantee ahí no se admite después. Las excepciones de fondo van aparte: el artículo 442 le da al deudor diez días desde la notificación para proponerlas, con los hechos y las pruebas.
Si el juez revoca el mandamiento por falta de requisitos del título, no todo está perdido: el mismo artículo 430 permite presentar demanda declarativa dentro de los cinco días siguientes a la ejecutoria, en el mismo expediente y sin nuevo reparto, y allí «seguirá teniendo vigencia la interrupción de la prescripción y la inoperancia de la caducidad generados en el proceso ejecutivo».
Cuándo hay que correr: la insolvencia del deudor
El artículo 20 de la Ley 1116 de 2006 es tajante: «A partir de la fecha de inicio del proceso de reorganización no podrá admitirse ni continuarse demanda de ejecución o cualquier otro proceso de cobro en contra del deudor». Los procesos en curso se remiten al concurso y las medidas cautelares pasan al juez de la insolvencia.
Por eso, cuando el deudor dejó de pagarle a varios proveedores al tiempo, el plazo real no es el de la prescripción sino el de llegar antes de que se abra la reorganización. Abierta esa, haber embargado primero deja de dar ventaja: el pago sigue el orden legal de los créditos.
Y quedarse quieto es lo peor que puede hacer. El artículo 26 de la misma ley dispone que los acreedores cuyas obligaciones no fueron relacionadas y que no objetaron a tiempo «sólo podrán hacerlas efectivas persiguiendo los bienes del deudor que queden una vez cumplido el acuerdo celebrado o cuando sea incumplido este». Hay que hacerse reconocer dentro del proceso.
Cuándo no vale la pena
Lo decimos porque es verdad y porque preferimos que nos llame el día que sí convenga. Si el deudor no tiene nada embargable, ganar el proceso le deja una sentencia y una cuenta de costas, no su plata. Antes de demandar hay que mirar qué tiene: inmuebles, vehículos, cuentas, y sobre todo cuentas por cobrar suyas contra terceros, que es lo que más se olvida y suele ser lo más efectivo.
Tampoco suele valer la pena demandar sin antes intentar el cobro escrito, que cuesta poco y en nuestra experiencia resuelve una parte de los casos sin juez. Eso sí, la carta de cobro corriente se puede mandar las veces que quiera; la que tiene efecto de interrumpir la prescripción es una sola, y se guarda para cuando haga falta.
Hay además una vía que la mayoría ignora y que no se agota: el artículo 2539 del Código Civil dispone que la prescripción «Se interrumpe naturalmente por el hecho de reconocer el deudor la obligación, ya expresa, ya tácitamente». Un abono, un acuerdo de pago firmado o un correo donde el deudor reconozca lo que debe reinician el término, y eso se puede lograr tantas veces como el deudor lo reconozca.
Cómo lo hacemos nosotros
Mándenos el documento que tiene, la fecha en que debió pagarse y el nombre del deudor. Le devolvemos tres cosas: si lo que tiene cumple el artículo 422 o hay que completarlo, en cuál de los dos relojes está y cuánto le queda, y qué tiene el deudor a su nombre. Con eso se decide si se cobra por escrito, si se demanda o si no conviene.
Trabajamos las dos etapas: el cobro prejurídico con acuerdo de pago, y el ejecutivo con medidas cautelares cuando el acuerdo no llega. Los honorarios se pactan por escrito antes de empezar. Si su caso es de cuotas de administración, de cánones de arrendamiento o de cartera recurrente, mire también nuestras páginas de cobro de cartera en Bucaramanga y cobro de cartera en Bogotá, o escríbanos y le indicamos la de su ciudad.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar una deuda sin contrato firmado?
Depende de qué más tenga. El artículo 422 del Código General del Proceso exige documentos que provengan del deudor y que muestren una obligación expresa, clara y exigible. Sirven varios documentos leídos juntos, como órdenes de compra, remisiones firmadas, correos donde reconozca la deuda o una factura aceptada. Lo que usted mismo elaboró, sin aceptación del deudor, no basta por sí solo.
¿Cuánto tiempo tengo para cobrar una deuda en Colombia?
Depende de en qué se apoye el cobro. Sobre un título valor, tres años desde el vencimiento, por el artículo 789 del Código de Comercio, y ese plazo manda: si se deja prescribir el título, el artículo 882 del mismo código extingue también la obligación de fondo y solo queda un año de enriquecimiento sin causa. Si el cobro se apoya en el contrato y no en un título valor, el artículo 2536 del Código Civil da cinco años para la acción ejecutiva y diez para la ordinaria. Una carta de cobro del acreedor interrumpe el plazo una sola vez, según el artículo 94 del Código General del Proceso, y el reconocimiento de la deuda por el deudor lo interrumpe cuantas veces ocurra, según el artículo 2539 del Código Civil.
¿Le pueden embargar el sueldo o la cuenta al deudor?
Se puede pedir el embargo desde la presentación de la demanda, según el artículo 599, pero con límites. El artículo 594 declara inembargables, entre otros, los depósitos de ahorro en establecimientos de crédito hasta el monto que fije la autoridad competente, los recursos del presupuesto y de la seguridad social y los bienes de uso público. El salario está en ese mismo artículo, numeral 6, y es inembargable en la proporción que fijen las leyes respectivas.
¿Qué intereses de mora puedo cobrar?
Hasta el tope legal. Si no se pactaron, el artículo 884 del Código de Comercio los fija en una y media veces el interés bancario corriente, y pasarse de ahí pone en riesgo todos los intereses. Por encima del límite la conducta puede configurar el delito de usura del artículo 305 del Código Penal. Conviene liquidar antes de reclamar.
¿Necesito demandar o puedo cobrar por fuera del juzgado?
Puede cobrar por fuera, y suele convenir intentarlo primero. Un requerimiento escrito hecho por el acreedor directamente interrumpe la prescripción una sola vez, bajo el artículo 94 del Código General del Proceso, así que conviene reservarlo para cuando el plazo esté por vencerse. Un acuerdo de pago firmado por el deudor, en cambio, interrumpe el término por reconocimiento de la deuda y no tiene ese límite.
¿Qué pasa si el deudor entra en reorganización?
Según el artículo 20 de la Ley 1116 de 2006, desde el inicio de la reorganización no se admite ni se continúa ninguna ejecución ni proceso de cobro contra el deudor, los procesos en curso se remiten al concurso y las medidas cautelares quedan a disposición del juez de la insolvencia.
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